اصول هی گروپ در آنالیز و ارزیابی شغل

روش ارزیابی شغل هی گروپ از روش مقایسه تعدیل شده عوامل (ترکیبی از روش مقایسه عوامل و روش امتیازی) استفاده می کند.

ارزشیابی مشاغل به روش هی گروپ در سال ۱۹۴۳ توسط ادوارد نِد هِی پایه گذاری شد و به طور مستمر توسعه و بهبود پیدا نمود. متد ارزیابی هی گروپ روشی است که در گستره زیادی در کل دنیا استفاده می شود. به طوری که بیش از نیمی از شرکتهای موجود در لیست فورچون ۵۰۰ در بیش از ۹۰ کشور دنیا از آن استفاده می کنند. ضمن آنکه هم توسط سازمانهای دولتی و هم خصوصی مورد استفاده قرار گرفته. و برای ارزیابی میلیونها شغل در سطوح و صنایع مختلف در کل دنیا استفاده شده است.

روش هی گروپ ( Hay Group) منطبق بر نمودار ذیل از مدل آبشار سازمانی پیروی می کند:

این موضوع همان نکته ای است که آنالیز شغل و ارزیابی شغل به روش هی گروپ را از دیگر روشها متمایز می کند. به طوری که از دید بسیاری از شرکت ها هی گروپ بهترین روش برای آنالیز و ارزشیابی مشاغل است. برخلاف روشهای معمول که شغلها را تعریف می کنند و شرح وظایف هر شغل را احصا می کنند، هی گروپ مقید به جاری سازی استراتژی های سازمانی در مشاغل و افراد است. نکته ای که در صورت مغفول ماندن، استراتژی را ابتر ساخته و از ترجمه استراتژی ها و برنامه های استراتژیک به عمل جلوگیری خواهد نمود. بیماری که دامن اغلب برنامه های مدیریت استراتژیک را گرفته و به آنها اجازه فراتر رفتن از حد شعارهایی زیبا نداده است.

هدف محوری در آنالیز مشاغل و ارزشیابی مشاغل به روش هی گروپ

تأکید روش هی گروپ در آنالیز مشاغل و تهیه شناسنامه های شغلی بر هدف شغل است. که باید در راستای اهداف عملیاتی واحد محل خدمت باشد. پس از آن و در مرتبه‌ای پایین‌تر مسئولیتهای کلیدی شغل. که در حقیقت شکسته هایی از هدف اصلی شغل و هدفهایی جزء‌تر هستند وجود دارند. 

مسئولیت های کلیدی قابل اندازه گیری و مدیریت شدن توسط شاخصهای کلیدی عملکرد خواهند بود و مبنایی برای ارزیابی عملکرد کارکنان به ارائه خواهند داد که حتی الامکان به دور از سلیقه ارزیابی کننده بوده و می تواند مبنای قضاوت در زمینه عملکرد قرار گیرد. حال که محدوده مشاغل بدین ترتیب روشن شده می توان به ارزیابی شغل پرداخت.

انواع مختلف روشهای ارزیابی شغل از دید روش مقایسه و روش آنالیز مورد استفاده به شکل ذیل تقسیم بندی می شوند:

مزیتهای به کارگیری روش ارزیابی شغل هی گروپ

هی گروپ بر اساس مدلی معتبر، ساده و منطقی از اجزای سطوح متفاوت کار طراحی شده. که در برابر اندازه گیری تفاوتهای مشاغل حساس است. با این روش مقایسه مشاغل نامتشابه امکان پذیر می شود.  هی روش ارزیابی است که در دنیا بیشترین مورد استفاده را داشته است. و گذشته از رتبه بندی مشاغل درجه ی تفاوتها را نیز بین آنها مشخص می کند. در عین حال انعطاف پذیر بوده و آمادگی سازگاری با تغییرات را نیز دارد. 

این روش چارچوبی عاری از ارزش که در آن نسبیت نیز منعکس می شود و حساسیت مفهوم مسئولیت برای کسب و کار در آن تشخیص داده شده ارائه می کند. در طی این روش محتویات و زمینه کار نیز تشخیص داده شده و اندازه گیری می شود.

نقش درک مفهوم شغل و زمینه اجرای آن در ارزیابی مشاغل به روش هی گروپ

ارزیابی شغل در روش هی گروپ (Hay) محتاج اطلاعات در زمینه شغل، دانش ارزیابی کننده و مدارک مرتبط دیگر است. همانطور که در جدول ذیل نیز نشان داده شده، شغل در زمینه اجرای خود دیده شده و عواملی از محیط که بر نحوه انجام مسئولیتهای کلیدی تأثیر‌گذار هستند در نظر گرفته می شوند.

بعضی از فرضیات و پیش نگری های روش ارزیابی مشاغل هی گروپ در ذیل آمده است:

* شغل؛ آنطور که هم اکنون وجود دارد دیده می شود

* فرض بر این است که شغل به صورت قابل قبول و کامل اجرا می شود

* شغل و نه فرد مورد ارزیابی قرار می گیرد

* هدف اجماع همگی است

* وضعیت و پرداخت فعلی نادیده گرفته می شوند

* اگر شغل به صورت کامل شناخته نشد، ارزیابی صورت نخواهد گرفت

اصول اساسی که مشاغل بر اساس آن مورد کند و کاو قرار می گیرند از سه قسمت ذیل طبق منطق توضیح داده شده تشکیل می شود:

بدین ترتیب اجزای تعیین کننده اندازه شغل شامل موارد ذیل خواهند بود:

۱- دانش چگونگی انجام: شامل مجموعه هر نوع از دانش، مهارت و تجربه مورد نیاز برای انجام کار به صورت استاندارد و پذیرفته شده در شغل مورد نظر

۲- متغیر حل مسأله به سطح تفکر خود بنیاد که برای انجام شغل در آنالیز، ارزیابی، خلاقیت، منبع یابی و رسیدن به نتیجه مورد نیاز است، می‌نگرد.

در این بین عوامل راهنما در تعیین سطح محیط و محدوده تفکر اینگونه عمل می کنند که میزان تفکر در شرایط معمول انجام کار توسط عوامل زیر محدود می شود:

سرپرستی مستقیم / راهنمایی ؛ رویه ها / مقررات / استراتژی؛ طبیعت وظیفه ؛ استانداردها / دستورالعملها ؛ اصول موجود

۳- مسئولیت و پاسخگویی:

در قسمت سوم ارزیابی شغل هی گروپ میزان پاسخ پذیر بودن فعالیت و نتایج حاصل از آن و اثر اندازه گیری شده شغل در نتیجه نهایی اندازه گیری می شود

آزادی عمل شامل میزانی از راهنمایی یا کنترل فردی یا رویه ای که شغل و یا نقش برای انجام شدن چه داخل سازمانی و چه خارج سازمانی نیاز دارد را اندازه گیری می کند. عوامل ذیل تعیین کننده میزان آزادی عمل هستند:

حضور نظر در عملکرد تیم ارزیابی شغل توسط موارد ذیل محدود می شود:

نیاز به ارجاع به جایی دیگر؛ دستورالعملها، رویه ها و سیاستهای سازمانی؛ سوابق و راههای موجود برای انجام امور؛ طبیعت کار؛ طبیعت سیستم؛ خطوط گزارش دهی در جایی که موجود است .

گامهایی برای اندازه گیری ماهیت و محدوده اثر

برای تعیین ماهیت و محدوده اثر می توان  دو پرسش ذیل را پرسید:

} آیا قسمت مرتبط یا قابل تعریفی از سازمان وجود دارد که این شغل بر آن تأثیر گذار باشد؟

} اگر پاسخ بله باشد، باید از مقیاس های مقداری و اثرات استفاده کرد. در غیر اینصورت از مقیاس مقادیر کیفی استفاده می شود

محدوده اثر می تواند توسط قواعد توصیفی نظیر بزرگ، متوسط و کوچک مشخص شود:

کار در گروه ارزیابی شغل به روش هی گروپ

یکی از راههای معمول که در آن مشاغل ارزیابی می شوند، گروه ارزیابی شغل است. بعضی از راهکارهایی که برای کار در این نوع گروه پیشنهاد می شوند عبارتند از:

* معمولاً بین چهار تا پنج عضو در هر گروه ارزیابی مناسب است

* همه ارزیابی کنندگان باید آموزش دیده باشند

* تسهیل کننده نیز مورد نیاز است

* آیا گروه منعکس کننده وضع موجود است؟ در مورد ترکیب جنسیتی و واحدهای مختلف فکر کنید

* آیا اعضای اتحادیه نیز باید باشند؟

* محرمانه بودن موارد مطروحه بسیار حیاتی است

* در مورد فرآیند داخلی و زمان بندی توافق داشته باشید

* برای کسب اطلاعات بیشتر رودربایستی نکنید

* در مورد انتظارات از هر نقش و شغلی توافق کرده و آنها را مکتوب کنید

* راهکارهای ارزیابی را همیشه به خاطر داشته باشید

کنترل کیفیت در ارزیابی شغل به روش هی گروپ

در پایان روشهایی برای کنترل کیفیت ارزیابی شغل انجام شده وجود دارد که اعمال این روش ها، موجب شده که از دید بسیاری از متخصصان، هی گروپ بهترین روش و برترین متد در ارزیابی مشاغل در دنیا باشد. برخی از آنها عبارتند از:

– تفاوتهای طبقه ای در دانش چگونگی انجام کار

– راهنمایی فنی

– شناسنامه کوتاه شغل

– بر اساس روش هی گروپ می توان از فرایند هایی نیز استفاده کرد که می توانند کنترل های کیفی بیشتری را مهیا کنند. از آن جمله تصمیمهای اجماعی در شرایط کمیته ارزیابی است .

تهیه شده در مشاوره و آموزش مدیریت منابع انسانی رایان راهبرد چابک

ارائه دهنده آموزش و راه حلهای ناب منابع انسانی از جمله آنالیز و ارزیابی شغل با متد هی گروپ

مطالب و یادداشت های مرتبط با هی گروپ:

آموزش آنالیز مشاغل و تهیه شناسنامه شغل — شرح مشاغل (آموزش کارگاهی)

آموزش ارزیابی مشاغل هی گروپ

آموزش جبران خدمت عادلانه و رقابتی – دوره کارگاهی با روش هی گروپ ۱

آموزش مدیریت منابع انسانی: لیست دوره ها و کارگاه های آموزشی ۲

منابع انسانی ایران