نکات کاربردی برای دوران دورکاری

مخابرات ما (کارگزین) – با گسترش ویروس کرونا در سطح ایران و جهان و افزایش تهدیدش برای سلامتی افراد، دنیای کسب‌وکار دچار تغییرات زیادی شده است. این بیماری ترس گسترده‌ای را بین مردم ایجاد کرده و مشکلات عدیده ای برای اکثر کسب و کارها پدید آورده و منجر به تعطیلی یا کاهش جدی فعالیت خیلی از بنگاه‌ها شده است. برخی از کارفرماها به صورت داوطلبانه برای کاهش انتشار ویروس و کنترل بیماری و همچنین ادامه فعالیت‌های سازمانشان تصمیم به دورکاری گرفته‌اند.

دورکاری، نوعی شیوه کار است که به فرد اجازه میدهد بدون نیاز به حضور در محل کار، وظایف خود را با انعطاف پذیری بیشتری انجام داده و موجب انعطاف زمانی و مکانی گردد. ابزارهای ارتباطی در حال توسعه و دنیای مجازی، نحوه ارتباط و انجام کارها را برای تیمهای دورکار بیش از پیش تسهیل کرده اند. با توجه به اینکه این مفهوم در بین اغلب مدیران کشور موضوع بدیعی بوده و تجربه عملی کمتر وجود دارد ممکن است عدم اجرای صحیح آن نه تنها باعث کاهش جدی بهره‌وری نیروی انسانی شود بلکه حتی باعث افزایش ریسک ابتلاء به کرونا شده و در نتیجه هم هزینه مالی تحمیل کند و هم سلامتی کارکنان و اجتماع را به خطر بیاندازد. لذا کلیه مدیرانی که قصد دارند از فواید ارزشمند دور کاری بهره برده و ریسک‌های آن را بخوبی مدیریت کنند لازم هست دانش خود را در این حوزه تکمیل نمایند. مطلب شرح داده شده در ذیل در راستای نیل به این هدف بر اساس تحقیقات انجام شده از منابع علمی مختلف و همچنین مصاحبه با خبرگان این حوزه شامل مدیران داخل و خارج از کشور تهیه شده است.

راهنمای کاربردی دورکاری در راستای مسئولیت اجتماعی ایجاد شده و به دلیل بحران ناشی از فراگیر شدن ویروس کرونا و افزایش دورکاری در بسیاری از سازمانها با الگوگیری از تجربیات مختلف از جمله سال ها سابقه دورکاری مشاوران و مدیران پروژه در سطح پروژه های داخلی و بین المللی شرکت جمع‌آوری شده‌است.

در این راهنما به مهمترین مواردی اشاره می‌شود که در زمان دورکاری باید مدنظر قرار گیرند. آنها را به کار ببندید و برای همکاران و آشنایان خود در شبکه‌های اجتماعی و کاری ترویج کنید و تهدید موجود را به فرصتی برای یادگیری و افزایش توان و ظرفیت مدیریتی شرکت خود تبدیل نمایید.

۱-نکات کاربردی برای دوران دورکاری

۱-۱٫محیط کار را مجهز و مهیا کنید!

از این نقطه شروع می کنیم که بهتر است برای کار کردن در منزل محیط کاری مشخص و مناسبی مهیا شود. رعایت بدیهیات ارگونومی مانند میز و صندلی و نور و سرو صدا تاثیر چشمگیری بر نتیجه کار خواهد داشت. از هوای تازه و نور خورشید نیز نباید غافل شد. همچنین بهتر است در این محیط، کار دیگری انجام نشود؛ تا پیش فرض های ذهنی اینطور شکل گیرد اینجا محل کار است.

۱-۲٫ همکاران باید در تمام مدت ساعات کار در دسترس باشند!

اعضای تیم در ساعات اداری باید در دسترس و پاسخگو باشند و از برنامه های شخصی بپرهیزند. به‌گونه ای رفتار شود که در زمان حضور در محل کار رفتار میشود (حتی در خصوص موضوعی مانند مرخصی). زمان جلسات فراموش نشود و از طریق کانالهای ارتباطی پاسخ اعضای تیم داده شود. بر اساس وظایف محوله به سرعت به تلفن ها و پیام‌های کاری پاسخ دهید؛ برقراری تماس های تلفنی و اینترنتی با ارباب رجوع می تواند در ایجاد فضا و روحیه مثبت دو طرفه مبنی بر عدم توقف امور موثر باشد. برنامه منظمی برای ایجاد پنجره های زمانی کافی جهت تمرکز و کار عمیق داشته باشید. همکاران دورکار نباید از شهر محل شرکت خود خارج شوند؛ هم به این لحاظ که ممکن است نیاز به جلسه ای حضوری ضروری شود؛ و هم با توجه به وضعیتی که انتشار ویروس کرونا بوجود آورده سفر به شهرهای دیگر (مثال شهری که خانه پدری در آنجا واقع است) ریسک انتشار بیشتر بیماری را به همراه خواهد داشت.

۱-۳٫کارها و وظایف را دقیقا اولویت‌بندی کنید و حجم کارهای در جریان را محدود نگهدارید!

برای اینکه بتوان بیشترین نتیجه را از انجام فعالیت ها گرفت، نباید اولویت بندی آنها را فراموش کرد. از ارجاع همزمان چند کار پرهیز کنید؛ و حجم فعالیت های باز را مدیریت نمایید. وقتی چند کار بطور همزمان به فردی ارجاع شود راندمان فرد کاهش می یابد. دور بودن از فضای کاری می تواند منجر به قضاوت اشتباه درباره اهمیت و ضرورت یک کار نسبت به کار دیگر شود. این مورد باید شفاف باشد که چه کارهایی ابتدا باید انجام شود. پس از اولویت بندی کار ها ترجیحا تک به تک باز شده، انجام و سپس تحویل گردد؛ و بعد بروید سراغ کار با اولویت بعدی.

۱-۴٫ کانالهای ارتباطی مجازی برای همه اعضای تیم ایجاد کنید!

کانال‌های ارتباطی و شبکه های مجازی برای همه ی اعضای تیم تشکیل دهید. جریان اطلاعات و دستورالعملهای جدید برای همه ی اعضا شفاف و دردسترس باشد و اینگونه نباشد که فقط برخی مطلع شوند. بنابراین استفاده از کانالهای ارتباطی (به‌منظور اشتراک مطالب) که همۀ اعضای تیم ترجیح میدهند، ضروری است. اطمینان یابید اخبار مهم و رویدادهای کاری به اطلاع همه نفرات و سطوحی که باید اطلاع داشته باشند به موقع رسیده است.

۱-۵٫اسناد و فایل ها را نام گذاری کرده و برای دسترسی راحت و همزمان در فضاهای ابری به اشتراک گذارید!

از فضاهای ابری برای اشتراک فایل و اسناد استفاده کنید. وجود فرایندهای مستندسازی و دسترسی به فضاهای ابری (مانند Dropbox ،OneDrive ،Google Drive و …) که همه اعضای تیم بتوانند به صورت آنلاین و همزمان از آن استفاده کنند،علاوه بر ایجاد بستری جهت ذخیرۀ اطلاعات، سبب کاهش زمان صرف‌شده برای اقدامات رفت و برگشتی می‌شود. نامگذاری درست و استاندارد فایل‌ها نیز رعایت شود.

۱-۶٫ محرمانگی اطلاعات را کاملا رعایت کنید!

محرمانگی اطلاعات سازمان حفظ شود. یکی از چالشهای دورکاری، خروج اطلاعات از محل کار است. بنابراین لازم است اعضای تیم در اماکن عمومی مراقب باشند. مثال هنگام تبادل اطلاعات محرمانه از اینترنت عمومی استفاده نکنید. ممکن است لازم باشد لپ تاپ هایی از شرکت خارج شوند، در اینصورت ساز و کار مناسبی جهت حفظ امنیت داده ها باید اندیشیده شود. همچنین اگر از کامپیوترهای بیرون شرکت فایل هایی بین افراد و سرور ها منتقل می شود از حداقل های امنیتی مانند نصب آنتی ویروس بروز اطمینان حاصل شود.

۱-۷٫ سیستمهای پشتیبانی مناسب نرم افزاری و سخت افزاری لازم را فراهم کنید!

سیستمهای پشتیبانی از جمله اینترنت و سخت افزار فراهم نمایید. اعضای تیم در محل دورکاری باید ابزار و تجهیزاتی  مثل اینترنت و رایانه و  اشتراک اینترنت پر سرعت تأمین نمایند.

۱-۸٫ مرز امور اداری و زندگی شخصی را مشخص و مجزا کنید!

در زمان دورکاری مرز فضای اداری و زندگی شخصی را حفظ کنید. یکی از مشکلات دورکاری، احساس خستگی، خواب آلودگی و یا حواس پرتی است. همانطور که گفته شد داشتن یک فضای کاری مشخص و منسجم، هرچند کوچک، در محل دورکاری به این امر کمک میکند. همچنین اثر مثبتی خواهد داشت اگر خانواده ها نیز بطریقی توجیه شوند که همکاری که در خانه دورکاری می کند، تعطیل نبوده، قرار نیست امور شخصی عقب افتاده اش را پیگیری کند )بویژه در دوره ای که حضور در اجتماعات ریسک آلوده شده به ویروس کرونا را افزایش می دهد( و باید از فعالیت حرفه ای او تحت شرایط بحرانی فعلی در خانه حمایت نمود.)

۱-۸٫جلسات منظم مجازی داشته باشید!

ارتباط کاملی مؤثر و به موقع با اعضای تیم وجود داشته باشد.به طور منظم با اعضای تیم جلسه برگزار شود و وظایف آنها پیگیری شود. آمادگی کامل قبل از برگزاری هر جلسه مجازی ازجمله اطمینان از دسترسی به اینترنت و مطالعه دستورجلسه(به منظور اطالع از هدف جلسه و ایجاد آمادگی) وجود داشته باشد. پیشنهاد میشود ابتدای هر روز را با یک جلسه مجازی هماهنگی آغاز کنید؛ این جلسه به ۱۲ دقیقه محدود باشد و با شرکت کلیه اعضای تیم، تک به تک به مرورکارهای روز قبل، مشکلاتی که وجود داشته، چگونگی رفع آنها و سپس ادامه کارهای همان روز و نکات مهم آن یا مواردی که نیاز به کمک یا هماهنگی با سایر اعضای تیم دارند پرداخته شود. گاهی جلساتی کوتاه در میانه روز نیز به هماهنگی و جریان روان تر امور کمک می کند. هفته ای یکبار جلسات ۱ ساعته برای برنامه ریزی یا مرور چگونگی پیشرفت برنامه بسیار موثر خواهد بود. برای برگزاری این جلسات از زیر ساخت مکالمه گروهی مخابرات یا برنامه های پیام رسان مناسب می توان استفاده نمود. در برخی از این پیامرسان ها امکان به اشتراک گذاری صفحه کامپیوتر با سایر اعضای تیم نیز وجود دارد که ابزار مناسبی برای وقت هایی است که همه اعضا می خواهند با هم بر روی گزارش یا نموداری بررسی و صحبت نمایند.

۱-۹٫فهرست وظایف و میزان پیشرفت آنها را روزانه نمایش دهید!

همانطور که گفته شد باید سعی نمود که در مورد کارهایی که لازم است انجام شود از قبل برنامه ریزی شده و اولویت بندی شوند. حجم کارهای ناتمام تخصیص یافته شده به افراد را محدود نگه دارید. پیشرفت کارها را برای اعضای تیم قابل مشاهده کنیم تا مدیر و سایرین بسرعت و بایک نگاه بفهمند آخرین وضعیت انجام هر کاری چگونه است. امروزه ابزار های مبتنی بر وب و موبایل(مختلفی بصورت رایگان در دسترس می باشند) که میتوان از آنها استفاده نمود.

۱-۱۰ .در تحویل دادن و گرفتن کارها دقیق و شفاف باشید!

در زمان دورکاری وظایف به صورت شفاف محول و دریافت شود و از فهم یکسان اطمینان حاصل شود. منظوراز فهم یکسان تعیین اهداف قابل اندازه گیری از سوی سرپرست و همچنین دریافت و فهم درست آن اهداف ازسوی اعضای تیم است. این یک رابطه دو سویه است. به عنوان فردی که کاری را به کسی محول مینمایید تاجای ممکن اطمینان یابید که منظور خود را به درستی به طرف مقابل منتقل کرده اید و به عنوان فردی که قرار است فعالیتی را انجام دهید، مطمئن شوید همه چیز را در مورد آن میدانید و پرسیده اید. عدم شفافیت در ارتباطات یکی از عوامل شناخته شده در خطا های انسانی است. همانطور که گفته شد، لازم است فرستنده اطمینان حاصل کند که پیام ارسال شده، توسط گیرنده نیز به همان معنی دریافت شده است و سوتعبیر یا ازدست رفتن جزئیات رخ نداده است؛ بدین منظور بهتر است هم بصورت شفاهی توضیح دهیم؛ هم بصورت نوشتاری و گرافیکی.

شفاف نمودن جزئیات اینکه از کار چه می خواهیم و در صورت وقوع چه شروطی می توان کار را پایان یافته تصور نمود نیز بسیار مهم است. گاهی برای اطمینان بیشتر از مخاطب خواسته شود آنچه از پیام دریافت نموده را دوباره برای فرستنده پیام توضیح دهد. این موضوع برای کار های طولانی که طی چند روز و توسط افراد مختلف باید ادامه یابند اهمیت دو چندانی می یابد. به استفاده از چک لیست ها، دستورالعمل های از پیش نوشته شده و همچنین مستند سازی گزارش پیشرفت کار توجه نمایید.

۱-۱۱٫مراقبت سلامتی و نشاط جسمی و روحی خود باشید!

به مراقبت کامل از سلامتی از طریق انجام حرکات ورزشی و تغذیه سالم اهمیت داده شود. تحقیقات نشان داده است که ویروس کرونا برای افراد سالم از بسیاری از بیماریهای شایع دیگر کم خطرتر است. علاوه بر این بهتر است مرتبا نکات و توصیه های بهداشتی به همه اعضای تیم یاداوری شود. بعلت خانه نشینی احتمال حجم فعالیت های بدنی و پیاده روی کاهش یافته است؛سعی شود از آفتاب، هوای تازه و قدم زدن روزانه در محیط های تمیز و خلوت استفاده شود و طی این مدت از پرخوری نیز اجتناب شود.

۱-۱۲٫ارتباط کلامی موثر و بموقع داشته باشید!

در دوران دورکاری از تمامی ابزار های ارتباطی برای ایجاد شفافیت در انتقال جزئیات کار باید استفاده کرد؛ اما فراموش نکنیم بسیاری از ارتباطاتی که در روز های عادی کار در دفتری مشترک رخ می دهد در دوران دورکاری قطع می شوند؛ پس کلیه اعضای تیم ها و بطور خاص مدیران باید زمان مشخص و بیشتری را به این موضوع اختصاص دهند که با سایر اعضای تیم گفتگو نموده و البته مطمئن شوند که شنونده خوبی نیز بوده اند.

۱-۱۳٫بهره وری تیم و افراد را اندازه گیری کنید!

معیاری جهت اندازه گیری بهره وری اعضای تیم بر اساس میزان عملکرد و خروجی آنها تعیین شود و نه فقط بر اساس تعداد ساعتهای کار. مثالا میتوانید گزارشهایی که در زمان دورکاری تهیه می شود را ارزیابی و با یک سیستم خبرگی، نمره دهی نمایید. بدین منظور معیار های ارزیابی را بخوبی تبیین کرده و از جنبه های مختلف به موضوع نگاه نمایید. ثبت روزانه ساعت های کار خالص، امکان بهبود عملکرد کارکنان و توانمند سازی آنها در زمینه هایی که مشکلاتی وجود دارند را ممکن می سازد. اگر عملکرد اعضای تیم نسبت به هدفی قرار است سنجیده شود، ضروری است که اعضا خودشان آن هدف گذاری سهیم بوده و حتی اینطور باشد که هدف را هدف خود بدانند؛ طبیعی است که این اهداف باید سلسله وار به اهداف بالاتر سازمان متصل باشند. همچنین میتوان هر هفته یکبار میزان  پیشرفت نسبت به هدف سنجیده شده و اعضای تیم در خصوص اینکه اگر چه کاری را نمیکردند پیشرفت کار بهتر بود، یا اینکه بهتر بود چه اقداماتی را انجام می دادند نیز در فضایی با انرژی مثبت به گفتگو نشینند.

۱-۱۴٫از ظرفیتهای دوره های آموزشی آنلاین استفاده کنید!

با آغاز شیوع ویروس کرونا از ابتدای اسفند ماه در سطح کشور و لزوم تداوم فعالیت‌های آموزشی، توجه به آموزشهای غیرحضوری برپایه فضای وب، بیش از پیش مورد توجه قرار گرفت. تجربه های موفق شرکت مخابرات ایران و منطقه  در برگزاری دوره های آموزشی الکترونیکی مزید این آموزشها می باشد.

.۱-۱۵ حفظ و مراقبت از سرمایه انسانی جوان کشور(نسل آینده ساز)

توجه به میانگین سنی جمعیتی کشور- میانسال به بالا -و کاهش نرخ موالید از طرفی و تعطیلی مهدهای کودک و مدارس و نیاز به مراقبت از فرزندان و جلوگیری از ورود به محیط های عمومی و اطمینان از حضور فرزندان  در محیط امن منزل مهترین چالش پیش روی کشور حفظ و صیانت از نسل جوان کشور بعنوان نسل آینده ساز کشور که شامل فرزند شیرخواره و کودک و نوجوان و جوان بعنوان یک وظیفه ملی و حتی فراملی مطرح می باشد که وظیفه نگهداری از این فرزندان بعهده مادر خانواده بوده و ورود این همکاران به محیط های عمومی و اداره و احتمال ابتلاء را در پی دارد که احتمال تسری بیماری به داخل محیط منزل را افزایش میدهد .لذا انتظار میرود دولت با تصویب قوانینی برای حضور مادران و نسهیل دورکاری اجباری در جهت حمایت از این نسل که آینده سرزمین اسلامی به آنها وابسته است را تضمین نماید.

۲ .مدیریت یک تیم دورکار

حتما تا همین الان، تفاوت تجربه مدیریت یک تیم دورکار را با مدیریتِ متمرکز در یک مکان، تجربه کرده اید و با تردیدهایی درباره شکل عملکردتان مواجه شده اید. در اینجا پیشنهاداتی برای راهبری تیم ها در شرایط دورکاری ارائه شده است. امیدواریم حاصل کار مفید بوده و مورد استفاده قرار گیرد.

۲-۱٫مدیران تیمهای دورکار چه کارهایی را باید به طور متفاوت انجام دهند؟

در اینجا، چهار مورد از بزرگترین اقداماتی که رهبران دورکار به طور متفاوت انجام می دهند را بیان می کنیم:

۲-۱-۱٫از قبل از هرچیزی، صحبت کنید« به »قبل از هرچیزی، بنویسید« تغییر» کنید.

بزرگترین تفاوت بین مدیریت یک تیم دورکار با یک تیم حضوری، نحوه ارتباط افرادِ تیم با یکدیگر است. موفترین مدیران دورکاری اهمیت نوشتن را درک می کنند و- به طور واضح و دقیق- درباره نوشتن مصمم هستند تا به صورت روزانه با تیمشان ارتباط برقرار کنند.

۲-۱-۲ .به کارکنان خود، واقعا اعتماد کنید… واقعا!

شما به عنوان یک مدیر، صرفنظر از اینکه به صورت حضوری با اعضای تیم مشغول به کار هستید یا غیرحضوری، باید به کارکنانتان اعتماد داشته باشید.اما به عنوان یک مدیر دورکار، اعتماد برای شما اهمیت بیشتری پیدا میکند .با توجه به گفته های مدیران دورکار، اعتمادسازی و توافق در سراسر تیم، اولین کاری است که مدیران باید درنظر داشته باشند.

۲-۱-۳ .درباره ارتباط اجتماعی هوشمندانه عمل کنید.

به طور طبیعی، وقتی حضور ندارید، از نظر اجتماعی هم آنقدر درگیر نمیشوید که اگر در بینشان حضور داشتید درگیر میشدید. ایجاد حس ارتباط بدون حضور درموقعیت مکانی مشترک، سخت ترین بخش از وظایف یک مدیرِ دورکار است، و به طور کلی، سخت ترین بخش از دورکاری هم به شمار میرود.

۲-۱-۴ .سخنان درشت را سریع بگویید.

گفتنِ حرفهایی که اعضای تیم دوست ندارند بشنوند، به اندازه کافی سخت هست. چه برسد به اینکه مجبور باشید آن حرفها را زمانی به زبان بیاورید که در مکان مشترک هم نیستید! پیدا کردن راهی برای سریع بیان کردن حرفهای درشت، در تیمهای دورکار ضروری است. میتوان گفت دومین کار سختی که در وظایف مدیر دورکار قرار دارد، ایجاد ارتباط موثر بدون اشاره های حضوری است.

۲-۱-۵ .چگونه در مقام یک مدیر دورکار ارتباط مناسبی با دیگران داشته باشیم؟

برقراری ارتباط رکن اساسی همه تیم هاست. حتما میتوانید تصور کنید که اهمیت برقراری ارتباط، چقدر برای تیمهای دورکار بیشتر است. در نتیجه، دانستن نحوه ارتباط موثر برای یک مدیر دورکار بسیار ضروری است. موارد زیر راهکارهای کلیدی هستند که برای مدیریت غیرحضوری یک تیم دورکار باید مدنظر داشته باشید:

۲-۱-۵-۱ .بنویسید، بنویسید و باز هم بنویسید.

نه تنها نویسنده خوب بودن یکی از ویژگیهای اصلی کارمندان دورکار است؛ بلکه برای یک مدیر غیرحضوری هم، داشتن قدرت نویسندگی کامل الزامی است.

۲-۱-۵-۲ .روند کار را اولویتبندی کنید.

ممکن است انبوه وظایف برقراری ارتباط با یک تیم دورکار، خصوصا از طریق نوشتن، سرسام آور به نظر برسد. پیامهای بیشماری در نرم افزارهای پیامرسان دریافت می کنید. هر دقیقه صدای اعلان صندوق ورودی ایمیلتان را میشنوید که یادآور میشود پیام جدید خوانده نشده دارید. اصلا چطور ممکن است از عهده چنین کاری بربیایید؟ پاسخ شما در دل روند کاریتان نهفته است. باید یک ساختار یا سیستم خاص برای ایجاد ارتباط با دیگران پیدا کنید. درغیراین صورت، ناگزیر خواهید بود بینهایت کار انجام دهید!

۲-۱-۵-۳ .پیشفرض را بر ایجاد ارتباط بیش از حد بگذارید.

به عنوان یک مدیر دورکار، باید بدانید که ایجاد ارتباط تنها به نوشتن یا طرح روند کاری محدود نمیشود. بلکه به کیفیت و تعداد دفعات ارتباط نیز بستگی دارد. در حالیکه برقراری ارتباط برای مدیرانی که در کنار تیمی از کارمندان خود کار میکنند بسیار حیاتی است، اهمیت ایجاد ارتباط موثر برای مدیران دورکار چندین برابر میشود. به بیان دیگر،اگر به عنوان یک مدیر دورکار حرف خود را به طور واضح نگویید یا ارتباط موثری نداشته باشید،

تیم شما هیچ درکی از ایده ها و افکار شما نخواهد داشت. بر خلاف مدیرانی که در کنار کارمندان خود فعا لیت میکنند و روی گفت و گوهای کوتاه یا فوری برای سنجش شور و شو کارمندان خود یا اعالم یک ایده جدید حساب میکنند، مدیران دورکار باید در ایجاد ارتباطات خود ، آگاهانه تر اقدام کنند. این مسئله، هیچ کجا به اندازه زمانی که میخواهید ارزشهای سازمانتان را به تیم دورکار خود اعلام کنید، اهمیت پیدا نمیکند. به عنوان یک رهبر دورکار، نمیتوانید برای بیان ارزشها، روی زبان بدن، لحن صدا، یا اشیای یک دفتر عینی و واقعی حساب باز کنید. باید آ نها را چندین بار به طور واضح تکرار کنید، و تکرار کنید، و تکرار کنید.

۲-۱-۵-۴ .در غیاب اشارات حضوری، روی همدلی تاکید کنید.

همانگونه که گفتیم دومین کار مشکل برای مدیران، ایجاد ارتباط درغیاب اشارات حضوری بود. به این معنی که ممکن است چون لحن شخصی که درخواستی از ما دارد را نمیشنویم،درخواست او غیرمحترمانه به نظر برسد. اگر نتوانید حالت چهره شخصی را هنگام سوال پرسیدن ببینید، سوال او ممکن است تهاجمی به نظر برسد. یکی از راه حلهای این چالش این است که به عنوان مدیر دورکار، تا حد امکان فرصتهایی را برای ایجاد این اشارات حضوری به وجود بیاورید. از آنجا که تماسهای تصویری و کنفرانسهای ویدئویی بیشترین شباهت را با مکالمه حضوری دارند، ابزار ایده آلی برای این کار به شمار میآیند .بنابراین، به جای آنکه تلفن را برداشته و تماسی بگیرید، یا یک ایمیل طوالانی به همکارتان ارسال کنید، از او بخواهید اگر میتواند در یک چت تصویری به شما ملحق شود.

۲-۱-۶٫فرایندها و ابزارها: چگونه همکاری موثری با یک تیم دورکار داشته باشیم؟

عملکرد موثر و موفقیت آمیز تیمهای دورکار لزوما به ابزار و وسایل وابسته نیست: بلکه به انتخاب تیم درچگونگی استفاده از آن ابزار بستگی دارد. فرآیندها و سیستمها هستند که روش همکاری در یک تیم دورکار را به تدریج به ما میفهمانند، و در نهایت به موفقیت منجر میشوند. در اینجا بهترین راهکارهایی را که باید برای همکاری موثر با یک تیم دورکار در نظر داشته باشید ، به شرح ذیل بیان میشود:

۲-۱-۶-۱٫زمانبندی صحیحی داشته باشید.

زمان و توجه ، امور مقدسی هستند. در نتیجه، بخش بزرگی از همکاری موثر با یک تیم دورکار تصمیم بر سر این موضوع است که چه زمانی باید با یکدیگر در ارتباط باشید. هنگامی که غیرحضوری کار میکنید، ساعات کاری ممکن است شدیدا مبهم باشند. هرکسی در منطقه زمانی مختلفی حضور دارد، و راجع به زمانی که دوست دارد به پیامها و درخواستها پاسخ بدهد هم سلیقه یا ترجیح متفاوتی دارد. علاوه ه بر اینها، هر یک از ما به بازه های زمانی خاصی برای انجام کارها نیاز داریم و قرار نیست تمام روز را به جواب دادن به ایمیلها یا پیامهای اداری بگذرانیم. وظیفه شما در مقام یک مدیر دورکار تعیین زمانهای دقیقی برای برقراری ارتباط است. شما با جواب دادن به سوالهای زیر انتظاراتی را برای همه افراد تیم تعیین میکنید.

• هر کسی در چه منطقه زمانی کار میکند؟ چگونه میتوان با او ارتباط برقرار کرد؟
• ساعات کاری که از هر شخص انتظار دارید کدامند؟ کدام ساعات کاری افرادی که در مناطق زمانی مختلف کار میکنند، با یکدیگر همپوشانی خواهند داشت؟
• اگر مجبور شدید برای انجام ماموریتی آفلاین شوید یا در جلسه ای حضور داشتید، چگونه این موضوع را اطلاع رسانی میکنید؟
• چگونه درباره مرخصی، مسا فرت، یا تعطیلات یکی از اعضای تیم اطلاع رسانی میکنید؟
• آیا ساعتهای خاصی وجود دارد که در آن هیچ مزاحمتی برای اعضای تیم ایجاد نشود؟
• زمان مورد نظر پاسخگویی به پیامها چقدر است؟ آیا با توجه به نوع پیام، یا روش ارسال آن، این زمان تغییر میکند؟

پیام را با کانال ارتباطی آن تطبیق دهید.

حرفی را که میخواهید بزنید، در چندین قالب مختلف میتوانید ارسال کنید: ایمیل، چت، تماس تصویری، تماس تلفنی، . . . پس برای اینکه دیگران را به رگبار پیامهای بی دلیل و بدون ترتیب نبندید، بهتر است مشخص کنید که چه پیامهایی و از چه طریقی باید ارسال شوند. اغلب اوقات، این موضوع را میتوانیم براساس اهمیت یا اضطرار پیام مورد نظر تعیین کنیم. شما در جایگاه یک مدیر دورکار باید موارد زیر را با تیم خود در میان بگذارید و برای آنها روشن کنید که باید از کدام کانالهای ارتباطی برای پیامهای متفاوت استفاده کنند:

• روش پیشفرض برقراری ارتباط چیست؟ ایمیل؟ تماس تصویری؟ چت؟ تماس تلفنی ؟
• کدام کانال یا ابزار را باید برای کدام مدل ارتباطی به کاربگیرید ؟
• آیا شخص دیگری هم باید رونوشتی از پیامها داشته باشد؟ چه کسی ؟
• وقتی یک موضوع ضروری در میان باشد، روش برقراری ارتباط چگونه است؟ وقتی غیرضروری باشد.چطور؟
• الگوریتم یا الگوی صحیح بررسی پیامهای یک کانال ارتباطی خاص چگونه باید باشد؟

به آرامش دیگران احترام بگذارید.

هر ارتباطی را نمیتوان به تنهایی یک فرآیند ارتباطی محسوب کرد، چه برسد به آنکه ارتباطی مهم دردورکاری در نظر گرفته شود. از آنجا که زمان و توجه ما بسیار ارزشمند هستند، نمیخواهیم که افراد مختلف را مورد بمباران بی وقفه پیامها قرار دهیم. باید برای آنها فضایی ساکت و آرام ایجاد کنیم تا کار خود را به انجام برسانند.

فرصتهای پیش رو

مزایای دورکاری شامل مزایای فردی،سازمانی و اجتماعی است.

مزایای فردی

از نظر فردی،وقتی فرد از کنترل های سازمانی خارج میشود با خود مدیریتی تلاش میکندکه عملکرد خود را افزایش دهدو با برنامه ریزی که برای انجام کارها داردتمام تلاش خود را بکار میگیرد تا در کوتاهترین زمان ممکن و با کمترین هزینه ممکن کارش را بهبود ببخشد و با تعریف ساعتهای شناور برای مشاغلی که این قابلیت میتوان استفاده کرد فرد دورکار بهترین و مناسب ترین ساعت را برای دورکاری انتخاب میکند و اعتماد بنفس و عزت نیروی کار با خود مدیریتی افزایش می باد.

مزایای سازمانی

صرفه جویی در هزینه ها:انجام کار توسط کارکنان در محل سازمان،متضمن هزینه های مختلف اداری مانند امکانات،تجهیزات،فضا و خدمات رفاهی،ارتباطات و … است.سازمانهایی که روش دورکاری را انتخاب می نمایند صرفه جویی های زیادی در مصرف هزینه های مذبور خواهند داشت.

افزایش بهره وری سازمانی در نتیجه استفاده از دورکاری و کاهش اتلاف انرژی در سازمان -تجارب کشورهایی که نظام دورکاری را انتخاب نموده اند نشان میدهد که دورکاری بهره وری سازمان را تا ۴۰ درصد افزایش میدهد.یکی از دلایلی که افزایش بهره وری این است که هم دورکاران و هم سازمان ها در مصرف هزینه ها و زمان رفت و آمد صرفه جویی زیادی میکند.بعلاوه رنج تردد و هزینه های ناشی از آن کاهش میابد.

• کاهش تنش و فشارهای روحی و روانی و درگیری و تعارضات سازمانی
• استفاده از ظرفیتهای دوره های آموزش مجازی در راستای کاهش هزینه های آموزشی
• تقویت انگیزه: برنامه های موفق دورکاری

مزایای اجتماعی

کمک به حفظ و صیانت از محیط زیست در نتیجه انجام دورکاری و کمک به مشکل کاهش آلودگی صوتی وهوا و کاهش ترافیک شهری

کلام آخر

کلام آخر اینکه، بیایید از این چالش پیش آمده به صورت فرصتی برای ارتقای بهره وری سازمان و یادگیری سیستم های مدیریتی دورکار که در آینده ای نزدیک جایگزین روشهای سنتی تر مبتنی بر حضور کارکنان خواهند بود استفاده کنیم. برای شما، همکاران، و خانواده تان آرزوی سلامتی و موفقیت داریم.