مدیریت مدرن – به خودتان زحمت بدهید با کارکنانتان بصورت غیررسمی و دوستانه صحبت کنید

[box] مخابرات ما – بعضی از مدیران خیلی مواظب هستند که مبادا با تعداد بیشتری از کارکنان خود روبرو بشوند و با آنها بطور غیر رسمی و دوستانه صحبت کنند.  [/box]

مخابرات ما (محمد- سردبیر) – ارتباط فرایندی است که در همه حال ،گاه به صورت سازمان یافته و گاه به شکل اتفاقی ، رخ می دهد. با افراد صادق باشید ، با صراحت با آنها صحبت کنید ، و اجازه دهید به راحتی به شما دسترسی داشته باشند تا بتوانید کیفیت ارتباطات را ارتقاء دهید. برقراری ارتباطات شفاف یکی از مهارتهای اساسی در مدیریت کارکنان می باشد ترغیب افراد به تماس بیشتر ؛ کاهش بوروکراسی ؛ جلسات تک به تک (دو نفره)؛ استفاده از رسانه های مختلف ؛ مجاری غیر رسمی ارتباط ؛ استفاده از جلسات گروهی شش عاملی است که باعث میشود ارتباط مدیر با کارکنان تقویت شود.در زیر به بررسی این ششعامل می پردازیم.

• ترغیب افراد به تماس بیشتر

بسیاری از مدیران دوست دارند پشت درهای بسته پنهان شوند تا کمتر با افراد برخورد داشته باشند . گرچه از این طریق راحت تر می توان مدیر شد ،اما رهبر شدن بسیار دشوار است .به عنوان یک اصل کلی بهتر است همیشه در دفتر شما باز باشد و کارکنانتان را تشویق کنید به هنگام باز بودن در ، به دیدن شما بیایند.اگر طراحی داخلی محیط کار باز باشد ،کارمندان بهتر می توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.مدیران سیلیکون ولی (silicon valley ) در ایالات متحده آمریکا نیز دقیقاَ به همین خاطر دفتر و تجهیزات مدیریتی خود را رها کرده و در کنار کارکنانشان پشت میزهای موجود در دفاتر فاقد دیوار می نشینند.اگر مدتی است با یکی از کارکنان خود صحبت نکرده اید حتما با او حرف بزنید.هر چه تعداد کارکنانی که شما را می شناسند و می توانند شما را ببینند بیشتر باشد،روابط کاری بهتر خواهد بود.

• کاهش بوروکراسی

بوروکراسی می تواند شدیدا مانع برقراری ارتباط شود و تلاش در جهت بهبود بهره وری و روحیه را خنثی کند.هر چند که اندکی بوروکراسی لازم است اما باید مراقب شیوه استفاده از فرمها،گزارشها،و اسنادی از این قبیل باشید.اگر می توانید طی یک جلسه غیر رسمی ، به سرعت و نحوه اثر بخش در مورد یک طرح پیشنهادی تصمیم گیری کنید،زمان را به خاطر ” مهر و امضاء ” تلف نکنید.

• جلسات تک به تک (دو نفره)

به جای تکیه کردن بر یادداشت های اداری و سایر شیوه های ارتباطات مکتوب ، به سرعت جلسات تک به تک به عنوان کارآمدترین شیوه رسیدگی به مسائل و مشکلات فکر کنید،در این قبیل جلسات خصوصی امکان ارائه سریع باز خورد و تائید فوری مسائل وجود دارد .قبل از تشکیل جلسه حتما زمان کافی برای رسیدگی به موضوع در نظر بگیرید و ترتیبی اتخاذ کنید که جلسه بی دلیل قطع یا کوتاه نشود.

• استفاده از رسانه های مختلف

استفاده از یک مجرای برقراری ارتباط به هیچ وجه کفایت نمی کند : هر چه تعداد مجاری ارتباطی بیشتر باشد بهتر است.هدف شما این است که اطلاعات را در کوتاهترین زمان ممکن انتقال دهید و با همان سرعت از واکنش مخاطبین با خبر شوید.گرچه استفاده از تابلوی اعلانات ،خبرنامه ، مجله ، و حتی صندوق پیشنهادات در جای خود مفید است ، اما رسانه های الکترونیکی بسیار سریع تر و قوی تر عمل می کنند .برای این منظور می توانید از تابلوی اعلانات دیجیتالی ، وب سایت ، تلویزیون مدار بسته داخل شرکتی ، ویدیو ، و پست الکترونیکی (e-mail ) استفاده کنید.قوانین استفاده از رسانه ها ی مختلف یکسانند : در حد استاندارهای حرفه ای با آنها کار کنید ، محتوا را با نیاز کارکنان مطابقت دهید،آنها را به ارائه بازخورد تشویق کنید،و در صورتیکه پیام را درست دریافت نکرده اند،آمادگی تغییر شکل آن را داشته باشید.برای حصول اطمینان از درک کامل پیام توسط مخاطب و تاثیر گذار بودن آن پاسخ های دریافتی را تجزیه و تحلیل کنید.

• مجاری غیر رسمی ارتباط

کارکنان در محل کار خود شبکه های اجتماعی تشکیل می دهند و مانند تمامی گروه های انسانی با یکدیگربه تعامل می پردازد.آنها برخوردهای غیر رسمی مانند سلام و احوالپرسی و گپ زدن همراه با صرف چای ، یا قهوه را دوست دارند و در خلال این کارها غیبت هم می کنند بعضی از مدیران نسبت به این مجاری غیر رسمی برقراری ارتباط بد گمان ، و نگران انتشار اطلاعات نادرست ، نسنجیده ، و نگران کننده در سازمان هستند.اما این مدیران باید به این نکته توجه داشته باشند که خود آنها می توانند خوراک این مجاری غیر رسمی برقراری ارتباطات را با ” شایعات” درست و مورد نظر خود تامین کنند.با ارائه سریع و به موقع اطلاعات در مورد موضوعات مربوط به کارکنان می توان اثرات مخرب شایعه را خنثی کرد.اغلب اوقات با مشارکت کامل در جلسات غیر رسمی کارکنان می توانید به افکار و عقاید آنها پی ببرید .بنابراین در انجام این کار کوتاهی نکنید.

• استفاده از جلسات گروهی

در اکثر سازمانها جلسات بیش از حد لازم تشکیل میشوند،کلیه جلسات باید با هدفی مشخص تشکیل شوند و تمامی شرکت کنندگان مستقیما در ارتباط با هدف مورد نظر در آنها شرکت کنند.جلسات منظم میان یک مدیر و گروه تحت نظارت وی روش بسیار مناسبی برای در جریان قرار دادن کارکنان و پاسخ گویی به سوالات آنهاست.این جلسات را جدی بگیرید.جلسات بدون برنامه ریزی قبلی نیز می توانند بسیار ارزشمند باشند و با هر تعداد شرکت کننده (از دو نفر به بالا) برگزار شوند.این قبیل جلسات از رسمیت کمتری برخوردارند.تصمیمات اتخاذ شده و کارهایی که باید انجام شوند را مکتوب ، و سپس آنها را در بین اعضاء توزیع کنید تا خود را کاملا درگیر موضوع بدانند.

***